Эффективность
1. Беречь время команды
Работа в команде ведётся с учётом интересов всех участников.
Каждым своим действием нужно экономить время команды. Делать самостоятельно, по своей инициативе то, что не придется потом делать заново каждому участнику.
Действие становится чуть сложнее, чем при работе в одиночку, но в итоге общее время команды экономится.
2. Управлять информацией
Все материалы должны находиться в интуитивно понятном месте и иметь понятные названия.
Представьте нового сотрудника, которому ваши рабочие документы должны быть понятны без дополнительных пояснений.
Названия файлов и папок начинаются с ГГГГ-ММ-ДД - год, месяц, день. Например "2021-12-01 Отчет по продвижению". Это значит документ создан 1-го декабря 2021 года
Не нужно тратить время на открытие документа, чтобы понять актуален он или нет
Сортировать по важности
Возможна сортировка папок по важности или последовательности работы:
“01 Планирование”
“02 Кадры”
"03 Продвижение"
Удалять лишнее
Одна единица информации должна храниться в одном месте. Дубликатов быть не должно
Старые файлы удаляются или перемещаются в архив
3. Всё нужно писать. Понятно и вдумчиво
Все документы должны быть названы и написаны так, чтобы они были понятны третьим лицам без каких-либо дополнительных пояснений
Свое мнение в документе нужно писать в третьем лице. "Я считаю что..." "Иванов считает, что..."
В прямых сообщениях и комментариях (ctrl+alt+m) этого делать не нужно, т.к. авторство обозначается автоматически
Документы нужно постоянно “сушить”
Удалять лишнее
Добавлять полезное
Записанная информация - инструмент коммуникации в команде.
Человечество стало развиваться с появлением письменности.
4. Комментарий - это вопрос, комментарий - это задача, комментарий - это проблема
В документе не должно быть незавершенных вопросов, задач и проблем
Открывая документ, нужно в первую очередь ознакомиться с комментариями
Комментарий нельзя просто прочитать. Нужно выполнить результативные действия в результате которых комментарий можно будет закрыть
Итоговая информация из комментария должна быть перенесена в текст документа
Примеры
4.1 Уведомление
Завтра будет хорошая погода
Кого уведомили - закрывает комментарий после ознакомления
4.2 Вопрос
Завтра будет хорошая погода. Идём в поход?
Кого спросили - Вносит в текст решение о походе (месте, времени выхода), уведомляет о результате
Кто спросил - получает оповещение о результате и закрывает комментарий
4.3 Задача
Опубликовать фото с похода
Кого спросили - Публикует фотографии, публикует ссылку, уведомляет о результате
Кто спросил - получает оповещение о результате и закрывает комментарий
5. Где работа, там и уведомление
5.1 Уведомление в документе
Создали или закончили работу над документом - Файл > Электронная почта > Написать соавторам
5.1 Уведомление в комментарии
Доработали чать документа, внесли конкеретные правки - выделите их и уведомьте через комментарий
5.2 Уведомление в чате
В случае крайней необходимости можно делать оповещения в чате, но нужно обязательно добавлять ссылку на документ
Дублировать оповещения по разным каналам не нужно. Если уже уведомили в документе, в чат писать не надо
6. Google Диск и мессенджеры
Вся информация, все задачи находятся в документах и передаются через штатные уведомления - Файл > Электронная почта > Написать соавторам
В мессенджерах проводятся только оперативные согласования и обсуждения
7. Google Диск и почта
Облака меняют стиль работы. Ничто никуда не пересылается. Вся информация находится в облаке в общих рабочих папках где одновременно работают специалисты проекта
Почты нет
Есть облако. Там все файлы
Файлы не пересылаются. Пересылаются только ссылки на файлы
Электронных писем нет
Есть онлайн документы. Вся информация собирается в них
Пересылаются только уведомления
8. Форматы встреч
По эффективности
8.1 Живая встреча в рабочей обстановке
Офис, коворкинг
Максимальная эффективность
Распечатанная повестка
Маркерная доска
Компьютер / планшет
Монитор для трансляции документов
8.3 Живая встреча в полурабочей обстановке
Кафе
Минимальная деловая эффективность, подходит для бесед на свободные темы
Распечатанная повестка
Планшет